مدیریت فرآیندهای کسب و کار |ضرورت های پیاده سازی BPMS در بنگاههای اقتصادی

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان BPM شامل تکنیک‌هایی است که مدیریت، طراحی و تحلیل کسب و کارها را پشتیبانی می‌کند. با بزرگ و پیچیده شدن فرایندهای اداری، مالی و فنی در بنگاه‌های اقتصادی و صنعتی مدیران شرکت‌ها برای تحقق رسالت و وظیفه خود که همانا تمهیدات دستیابی به بهره‌وری منابع است، ملزم به استفاده و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مختلف هستند. این نرم‌افزارها ضمن تبدیل فرایند دستی به الکترونیک، انجام فعالیت و نظارت بر فعالیت‌های سازمانی را ساده‌تر می‌کنند. بنابراین فناوری اطلاعات همگام با نیاز حوزه اقتصادی راه حلی جامع در قالب بسته‌های نرم‌افزاری ارائه داده است. برای آشنایی با مزیت‌ها و کاربرد نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار با ما همراه باشید.

برای دریافت مشاوره مدیریت کسب و کار می‌توانید با کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار کاردوک از طریق شماره 09351520300تماس بگیرید.

منبع: مدیریت فرآیندهای کسب و کار

هدف از مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در اغلب سازمان‌ها به دلیل جزیره‌ای و یکپارچه نبودن سیستم‌های نرم‌افزاری مورد استفاده، فرایند انجام امور طولانی و امکان نظارت و کنترل و تحلیل وضعیت بنگاه بسیار مشکل است.

مدیران بنگاه‌ها نرم‌افزار مطمئنی می‌خواهند که بدون نیاز به کدنویسی‌های اختصاصی که بسیار پرهزینه، زمان بر و دارای خطا‌ها و باگ‌های فراوانی است؛ بتواند تمامی فرایندهای بنگاه در زنجیره تامین، تولید و ارائه خدمات در حوزه‌های تخصصی (اداری، مالی، مدیریتی، فنی و تکنیکی) متناسب با استراتژی های سازمان بازمهندسی و یکپارچه نماید.

معرفی نرم‌افزار بیزاجی

یکی از شرکت‌های بین‌المللی طراحی و توسعه مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار بیزاجی (Bizagi) است. بیزاجی مجموعه کامل BPM را به صورت سه محصول ارائه داد که برای اتوماسیون فرآیندهای مدیریت کسب و کار مورد استفاده قرار می‎گیرند.

این سه محصول اصلی به نامهای Bizagi BPMN Modeler ،Bizagi Studio و Bizagi Engine است که معمولا در مدیریت فرآیندهای کسب و کار، طراحی، مدل سازی و بهبود فرآیند کسب و کار، توسعه اپلیکیشن‌های مدیریت متناسب با وضعیت هر بنگاهی قابلیت پیاده سازی و استفاده را دارد.

BPMS بسته نرم‌افزاری است که بدون نیاز به کد و برنامه نویسی و صدمه زدن به ساختارهای موجود با استفاده از تیم‌های تخصصی بنگاه و کارشناسان متخصص ضمن آموزش کارکنان قادر است به عنوان ابزاری قدرتمند و سریع در چند مرحله مدیریت فرایند کسب و کار بنگاه را با تضمین امنیت، قیمت بسیار پایین و کاربر پسند پیاده‌سازی نمایند.

کارایی نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار

نرم‌افزارهایی چون بیزاجی میزان کارایی و اثربخشی فرآیندهای سازمان را ارتقا می‌دهند. دراین روش همزمان با شناسایی، طراحی، اجرا و پایش می‌توان به راه‌هایی برای بهبود و ارتقای مستمر فرآیندهای اجرای کسب و کار دست پیدا کرد. چرا که هدف از به کارگیری آن هم راستا نمودن فرآیندهای بهبود یافته در مسیر دستیابی سازمان به نتایج هدف گذاری شده و منطبق بر استراتژیک سازمان است.

بدین معنا (BPM) یک رویکرد منظم نگهداری امن و مبادله اطلاعات یکپارچه براساس شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پایش، کنترل و اندازه‌گیری فرآیندهای دستی و خودکار کسب و کار با تاکید بر نوآوری و بهبود مستمر و مبتنی بر کاربرد فناوری اطلاعات در حوزه تخصصی فعالیت بنگاه از زنجیره تامین تا بازار است.

مزیت‌های استقرار

با توجه به توضیحات مذکور، مزیت‌های استقرار چرخه مدیریت فرایند کسب و کار با استفاده از ابزارهای (BPMS) در سازمان عبارتند از:

• شناسایی و مستند سازی وضعیت موجود فرایندهای بنگاه در بازمهندسی، اصلاح و الکترونیکی کردن آن‌ها
• شناسایی و برقراری شبکه اتوماسیون ارتباطات موثر سازمانی به صورت الکترونیکی و یکپارچه با رعایت سطوح دسترسی در چارت سازمانی
• طراحی و پیاده‌سازی تدریجی فرآیندهای سازمان به صورت گرافیکی بدون ایجاد خلل در روند جاری انجام امور بنگاه
• امکان رهگیری اقدامات با توجه به سطح دسترسی و تامین داشبورد  و مانیتورینگ مدیریتی به منظور بررسی پیشرفت فعالیت‌های جاری و نظارت، ارزیابی وظایف و امور محوله به پرسنل تامین امکان گزارش‌ها و تحلیل‌های اجرایی و مدیریتی و شناسایی گلوگاه فرایندها
• قابلیت نصب و پیاده‌سازی و اجرا برنامه و ماژول‌های آن در سیستم عامل‌های مختلف کلاینتی ویندوز همانند Windows XP، Vista Windows 7 و سرور بیس همانند  Windows Server 2000, Windows Server 2003, Windows Server2008 و با امکان اتصال به دیتا بیس‌های مختلف و کار با مجموعه نرم‌افزارهای  MS Office     
• صرفه جویی در هزینه‌ها و بالا رفتن سرعت اجرای امور در نتیجه افزایش کارایی کارکنان منابع سازمان

موارد کاربرد مدیریت فرآیندهای کسب و کار

• تمامی بنگاه‌های اقتصادی و صنعتی که نیازمند بازمهندسی و یکپارچه سازی فعالیت‌ها مابین بخش‌های مختلف در راستای استراتژی و اهداف خود می‌باشند.
• تمام سازمان‌های دولتی و خصوصی همانند شرکت‌های بزرگ دولتی، بانک‌ها و مؤسسات مالی، بیمارستان‌ها، واحدهای بزرگ کسب و کار، بیمه‌ها و شرکت‌های مخابراتی که دارای نرم افزارهای جزیره جهت انجام امور حوزه های اداری ، مالی ،ستادی و فنی هستند.

فرایند پیاده سازی BPMS 

• احساس نیاز و موافقت مدیریت سازمان با بکارگیری BPMS به عنوان یک ضرورت
• ابلاغ رسمی پیاده سازی با تعیین شرح وظایف مشاور و کارکنان مرتبط
• تشکیل تیم شناخت وضعیت موجود و مستند و استاندارسازی فرایندهای متشکل از مشاور و کارکنان
• طراحی، شفاف و ساده‌سازی و رفع نقاط کور فرایندها با قابلیت مدل و پیاده‌سازی فرایند به زبان شکل‌ها و علائم مرتبط با اهداف و استراتژی‌های سازمان
• تدوین دستوالعمل‌های گردش کار (فرایند، فعالیت و وظایف)، طراحی کارتابل کارکنان و مدل سازی فرآیندها با استاندارد نرم افزار BPMN با قابلیت تغییر، حذف، غیرفعال شدن موقتی و افزودن فرآیند جدید در سیستم است.
• افزودن فرآیندها و مدلسازی آن‌ها و همچنین اعمال تغییرات در فرآیندهای سازمانی با همه جزئیات آن، به موازات آموزش مدیریت و کارکنان با نحوه کار با این سیستم
• تست و اجرای مرحله به مرحله و تحلیل سیستم، ردیابی، مانیتورینگ و بهینه سازی آن

امکانات کاردوک

کاردوک با تکیه بر تیم منابع انسانی و مشاورین خبره برای شناخت وضعیت موجود و بازمهندسی  و پیاده سازی سیستم های بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار طرح‌ها بنگاه‌های اقتصادی با استفاده از زیرساخت‌های نرم افراری و سخت افزاری اطلاعات مورد نیاز پیادسازی  BPMS اعلام آمادگی می نماید. همچنین می توانید برای اطلاع از چگونگی عارضه یابی سازمانی کلیک کنید.

برای دریافت مشاوره مدیریت کسب و کار می‌توانید با کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار کاردوک از طریق شماره 09351520300تماس بگیرید.

منبع: مدیریت فرآیندهای کسب و کار